No recuerdo la primera vez que usé una agenda. Gestionar el tiempo con productividad siempre ha sido un objetivo importante en mi vida.
Recuerdo las primeras agendas, donde todo era escrito a mano y cómo echaba de menos que me avisaran cuando llegaba algún acontecimiento importante. Recuerdo también que incluso me llegué a fabricar yo mismo mis agendas, copiando los formularios de aquellas que me parecían mejores y modificándolos para adaptarlos a mis necesidades. Incluso adquirí una troqueladora especial para hacer los agujeros que iban en grupos de 3 en 3 en aquellos modelos.
Posteriormente empecé a usar agendas electrónicas, donde los avisos cuando llegaban las fechas y horas importantes producían un pi-pi-pi pero que resultaban terriblemente incómodas para escribir o editar citas. Después recuerdo que tuve mi primera agenda Time-System, que requería incluso un cursillo para sacarle el máximo partido y a la que yo añadí una pequeña agenda electrónica en una de sus solapas, de tal manera que organizaba mi tiempo y, además, me avisaba cuando era necesario. Esa necesidad de que me avisara surgía de la profunda concentración en la que entro cada vez que me pongo a hacer mis tareas y que bloquea cualquier posibilidad de recordar otras citas importantes.
Después surgieron las PDAs (en mi caso Pocket-PC ya que yo nunca tuve una Palm, que eran por aquel entonces la alternativa más «profesional»). Eran dispositivos que solucionaban muchos de los problemas de las primeras agendas electrónicas ya que se conectaban relativamente bien con el PC de escritorio, por lo que se podían editar fácilmente los calendarios, las citas, los contactos,… y, además, ofrecían un buen número de otras aplicaciones. Una de las características más interesantes fue que, por fin, eran dispositivos que podías llevar cómodamente en el bolsillo.
Y por fin llegaron los Smartphones, dispositivos a los que accedí en cuanto el coste de adquisición comenzó a ser razonable. La unión de una PDA y un teléfono fue una revolución en mi vida y en la de toda la humanidad. La sincronización con las cuentas de correo electrónico y la inmensa cantidad de apps dentro del grupo que llaman de «productividad»… ¡ya no sé qué sería de mí sin uno de estos dispositivos!
CON EL HARDWARE NECESARIO
Pero la complejidad de la vida también se ha ido desarrollando paralelamente a los dispositivos para mantenernos organizados. La cantidad de información que manejamos ha crecido de una forma exponencial y, por tanto, los antiguos métodos para organizarnos ya no son eficientes.
Una de las técnicas que más me ha cambiado la forma de gestionar mi tiempo es la GTD o Getting Things Done, de David Allen. Este visionario se dio cuenta de algo muy sencillo: es necesario gestionar bien las interrupciones y la información que te llega en un momento diferente al que la necesitas.
Como ya comenté más arriba, cuando me concentro en una tarea tiendo a bloquear las llamadas de atención externas que intentan desviar mi atención en lo que estoy haciendo, aunque no siempre lo consigo. Estas interrupciones dificultan mucho conseguir un alto rendimiento. Igualmente la multitarea, esa capacidad que hemos desarrollado para ser capaces de gestionar tareas de los más variado y, a veces, al mismo tiempo, también es necesario ser capaz de gestionarla adecuadamente.
Pues David Allen ha dado con el clavo con una sencilla técnica desarrollada por él (y patentada). Se trata de gestionar adecuadamente todas esas interrupciones para no perder información y no perder oportunidades. Y lo más asombroso de todo es que, aunque no es necesario utilizar medios tecnológicos, gracias a ellos resulta sumamente fácil de llevar a cabo. El objetivo es que haya tiempo para todo y, sobre todo, tiempo para mantener un equilibrio de vida, un estado mental y de salud óptimo para poder llevar a cabo nuestros objetivos vitales, como bien expresa la imagen que acompaña este post.
Los detalles de cómo lo llevo a la práctica será otra historia que desarrollaré en un futuro post.